Nå som verden og økonomien har gått inn i “den nye normalen” eller bedre: en ny virkelighet, er tiden inne for å erstatte sandsekkene med ekte demninger. Nå må de kjappe, solide gaffateipbaserte løsningene oppgraderes. Nå som vi vet at koronalignende scenarier kan oppstå på nytt, må organisasjoner spørre seg selv: hvis vi hadde hatt mer tid på oss da vi klargjorde og tenkte ut denne løsningen, hva hadde da vi valgt å gjøre?
Kreativitet og fleksibilitet
De første ukene av nedstengningen så jeg også hvordan mange organisasjoner konfigurerte løsninger for fjernarbeid med mye kreativitet og fleksibilitet. Det flotte med hastverket i denne situasjonen var at det ble tatt kjappe beslutninger om ting som vanligvis ville tatt svært lang tid. De gode resultatene av disse beslutningene er at mange selskap har overlevd nedstengningen. Og selv om de nye nettbaserte arbeidsplassene fungerer bra med tanke på omstendighetene, er de i mange organisasjoner fremdeles preget av å være kriseløsninger laget med gaffateip.
I tider med akutt krise som de første ukene av nedstengningen, kunne løsningene sammenlignes med sandsekker som legges ut ved varsel om stormflo. Der og da var løsningen vellykket, når krisen rammer er det ikke effektiviteten man er mest opptatt av.
Ny hverdag
Hovedgrunnen for denne kontrollen og til mulige investeringer, er at virtuelt og nettbasert arbeid i stor grad vil beholdes og bli en normaltilstand. Ingenting er mer permanent enn midlertidige løsninger. På fire måneder har vi måttet lære å støtte programmer for å samarbeide med kolleger og kunder og gi råd bak en skjerm, og jeg vil benytte anledningen til å takke våre ansatte. Jeg er stolt over den avgjørende rollen de har spilt i arbeidet med å utvikle hjemmebaserte arbeidsplasser for kundene våre. Kundesituasjonen og spørsmålene satte dem under et stort press, samtidig som de også måtte jobbe hjemmefra. Ansatte med barn måtte også være lærere på deltid.
Tradisjonelle ledere måtte takle det hele under nedstengningen. Deres tro på at de ansatte er mer produktive og jobber enda hardere under ledelsens overvåking, ble satt på en prøve. For dem ble nedstengningen et “lynkurs for ledere i å slippe kontrollen”, fordi de nå måtte håndtere de ansattes produkter/utdata i stedet for å være på kontoret. Noen prøvde å gjøre noe mer ved å stille de ansatte det enkle spørsmålet: “Hvordan kan jeg hjelpe deg med å gjøre jobben på en god måte?” Hvis du spør meg, har denne perioden vist at ansatte også kan jobbe produktivt hjemmefra. De som ikke kan bidra på kontoret uten å overvåkes av en leder, vil heller ikke gjøre det hjemme.
Utfordringer
Jeg må nevne at det kan være utfordrende for enhver salgs- og relasjonsleder å ha selvtillit nok til å vinne potensielle kunder, når man jobber eksternt og ikke kan møtes ansikt til ansikt. Hvis du er tett på kundene og ønsker å lage løsninger, er det vanskeligere fra avstand. Dette spørsmålet kan ikke besvares på bare fire måneder, det trengs mer tid. Det er ingen grunn til å idealisere fjernjobbing, for det har også sine ulemper. Mange kontorarbeidere vil gjerne tilbake til kontoret fordi de har merket at det er vanskelig å avslutte jobben når de jobber hjemmefra. Det å lukke laptopen kan ikke helt sammenlignes med det å kjøre hjem fra jobben og kjenne at nå er arbeidsdagen ferdig.
Hovedspørsmålet: Er krisetiltakene der hele bedriften jobber eksternt, fortsatt adekvate etter nedstengningen? For mange organisasjoner er svaret på dette: slett ikke. Det er mange utfordringer knyttet til fart, administrasjon og programtilgang. I hastverket under nedstengningen var ikke ytelsen det man fokuserte mest på. Det vi prioriterte var å kunne fortsette å jobbe.
Fra overlevelse til strukturering
For mange selskap ble det fort klart når de skulle konfigurere virtuelle arbeidsplasser, at slett ikke alle prosesser var digitalisert. Dermed måtte mange ansatte jevnlig dra tilbake til kontoret under nedstengningen.
Så har vi også vedlikeholdet. Hvis et selskap i starten av nedstengningen klargjorde fem typer virtuelle arbeidsområder med hvert sitt sett av programmer, ville hver type kreve sitt eget vedlikehold. Inkludert blant annet månedlige oppdateringer fra Microsoft. Alle disse manuelt konfigurerte arbeidsplassene som manglet automatisering, ble gradvis mer ulike med tilhørende brukerfrustrasjoner og utfordringer for støttetjenestene. Automatisk gjenoppbygging av de ulike typene arbeidsplasser med de nyeste oppdateringene basert på månedlige, verktøybaserte skript, er viktig for å sikre at brukerne alltid har en arbeidsplass med god kvalitet.
I tillegg må du ikke glemme at de ansatte som jobber hjemmefra, krever tilgjengelighet og god ytelse. Mens man er i overlevelsesmodus, er alt greit, men hvis det å jobbe hjemmefra skal bli den nye normalen, må det fungere godt, sier han. I mars kunne en litt kronglete pålogging aksepteres, men nå kan slik treghet skape misnøye.
Man må også tenke på kostnadene. Organisasjoner har i denne perioden gjort det de kan for å holde arbeidet i gang og holde omsetningen på normalt nivå. I mellomtiden har de brukt mye ressurser på å organisere de virtuelle arbeidsplassene. Kostnader som, hvis de ikke bremses, vil stige mye. Hvis du fortsetter å gjøre det du alltid har gjort, beholde du det du hadde tidligere.
Kvalitet og effektivitet
Kort sagt: etter de midlertidige løsningene (sandsekkene) er det nå på tide med strukturell kvalitet og effektivitet for å gjøre administrasjonen bedre og billigere. Og fremfor alt: gjøre den strukturelt bedre. I praksis betyr dette for eksempel automatisk utrulling av oppdateringene av de ulike programsettene med et knappetrykk. Organisasjoner kan også gjøre mer for å overvåke de virtuelle arbeidsplassene proaktivt og fokusere mer på en god brukeropplevelse.
Mitt råd: gå ut av overlevelsesfasen og jobb med strukturelle løsninger for ledelsen som gir mer varige løsninger og lavere eierkostnader.
Mange direktører og entreprenører deler mine tanker: vi vil ikke tilbake til de tidligere arbeidsmetodene. Det virtuelle arbeidet har blitt styrket, den ånden kan ikke trykkes inn i flasken igjen. En ny kortsiktig nedstengning kan fremdeles ikke utelukkes. Dette viruset kan komme til å dukke opp igjen en god stund fremover, kanskje må vi til og med forholde oss til nye virus. Det er lurt å forberede organisasjonen på dette og sørge for å ha ekstra ressurser på lager. Ingen organisasjon kan bli helt koronasikker, men koronaklar bør likevel bli den nye standarden.
Chris van Werkhoven, CTO Login Consultants
