Hvordan man best kan holde på dyktige medarbeidere, er et evig tilbakevendende tema for mange arbeidsgivere. Dette er ikke noe nytt, kampen om de skarpeste hodene har holdt beslutningstakere våkne om natten i årevis. Parallelt med dette har spørsmålet om hvordan man kan øke medarbeidernes produktivitet, i mange år skapt hodebry både for enkeltbedrifter og land i store deler av verden.
Begge disse problemene har imidlertid forverret seg i kjølvannet av koronapandemien. Verden står i dag midt oppe i det som har blitt kalt «den store oppsigelsen», og selskapene kjemper som aldri før for å tiltrekke seg dyktige folk. Skal vi unngå at den økonomiske gjenoppbyggingen bremser opp, er det helt avgjørende å holde på medarbeiderne.
Begge spørsmålene dreier seg i bunn og grunn om engasjement. Engasjerte medarbeidere er mer produktive og lojale, og ifølge Gallup er «Organisasjoner med høyt medarbeiderengasjement mer motstandsdyktige og bedre i stand til å takle de mange utfordringene som fulgte av pandemien, den økonomiske krisen og sosial uro». Likevel føler bare 20 % av den globale arbeidsstyrken seg engasjert i arbeidet, og bedriftene må nøye seg med stadig mer uengasjerte medarbeidere som sliter med å holde produktiviteten oppe og har større sannsynlighet for å slutte i jobben.
Å styrke medarbeidernes engasjement er imidlertid ingen enkel oppgave. Det krever en kompleks blanding av empatisk og visjonær ledelse, meningsfylt arbeid og et godt miljø. Når vi i tillegg står midt i den største endringen i arbeidsmønster i manns minne, har oppgaven blitt enda vanskeligere. Arbeidsgiverne jobber intenst med å komme fram til den rette arbeidsmodellen og prøver å finne en god balanse mellom bedriftens behov og de ansattes krav.
Ifølge GlobalData ønsker mange ansatte seg mer fleksible arbeidsforhold. De fleste foretrekker en hybridmodell og forventer fleksibilitet, gode verktøy og utstyr som kan hjelpe dem å realisere sitt fulle potensial og vekke engasjement for selskapet. Varemerket ditt må gjøre seg attraktivt overfor dem dere ønsker å rekruttere og holde på. Her spiller digital samhandling en viktig rolle.
Nye arbeidsmodeller krever nye løsninger for digital samhandling. Mange organisasjoner er allerede i gang med denne overgangen, men for de fleste vil det skje organisk. Selv om de konkrete behovene varierer fra bedrift til bedrift, er det en del generelle spørsmål som alle virksomheter bør vurdere når de skal implementere en fleksibel digital samhandlingsstrategi.
I forbindelse med arbeidet med å få på plass en ny, hybrid arbeidsmodell så raskt som mulig vil en del virksomheter se et behov for ytterligere investeringer. De må vurdere om de har de riktige verktøyene og den rette infrastrukturen for digital samhandling tilpasset en ny virkelighet etter korona.
Da pandemien brøt ut, kjøpte mange bedrifter applikasjoner og tjenester som gjorde det mulig for de ansatte å samarbeide og kommunisere med kolleger andre steder. Slik sikret de at hjulene kunne holdes i gang. Selskaper som tror at disse investeringene er nok for å tilrettelegge for fremtidens arbeidsmodeller, kan imidlertid komme til å få problemer med å tilpasse seg.
Løsningene ble nemlig implementert med ett mål for øye: å holde driften i gang. Med dagens konkurrerende prioriteringer er det behov for en bredere strategi som både kan ivareta brukernes behov og preferanser og støtte opp om virksomhetens målsettinger. Strategien må omfatte alt fra apper og utstyr, via omorganisering av infrastruktur for ny og fleksibel digital samhandling, til utarbeiding av nye støtteprosesser. Det er også viktig å erkjenne at dette ikke er et frittstående prosjekt: Endringene i digital samhandling er tett sammenflettet med organisasjonens overordnede planer for digital transformasjon.
Vi trenger en overgang fra systemer som har utviklet seg organisk, til et system som er utviklet spesielt for å dekke hele virksomhetens behov. Dette er en kompleks prosess der hver beslutning må overveies grundig.
Selv om strategien varierer fra virksomhet til virksomhet, er det en rekke allmenne spørsmål som beslutningstakerne bør vurdere når de skal utarbeide og implementere en strategisk løsning for digital samhandling.
Fokus må først og fremst være på brukeren. Mens mye av diskusjonen vil dreie seg om teknologi, er det overordnede målet å hjelpe folk å arbeide effektivt. Enten dere starter fra bunnen av eller tilpasser eksisterende samhandlingsløsninger, må beslutningene tas ut fra hva som passer den enkelte. Det gjelder alt fra hva slags utstyr de bruker eller skal bruke, til hvor de skal arbeide.
En annen kritisk fase er når brukerne skal ta i bruk løsningen, såkalt brukeradopsjon. Gjennom kurs, kontinuerlig veiledning og forbedret selvbetjent støtte skal bedriften sikre brukerne maksimalt utbytte av apper og tjenester. Det er ingen vits i å investere i helt nye arbeidsmetoder hvis medarbeiderne raskt går tilbake til de gamle metodene og dermed utnytter apper og tjenester dårlig. Det dreier seg ikke bare om å sikre god avkastning på investeringen, men også om å vekke engasjement: Medarbeidere som føler seg ute av stand eller dårlig rustet til å jobbe ordentlig, har større sannsynlighet for å miste gnisten og bli lite produktive. I siste instans vil dette virke negativt inn på bedriftens resultater.
Bedriftene må vite hva medarbeiderne ønsker seg, hvordan de jobber og hvilke verktøy de trenger for å få det til. Selv om virksomhetens plan er å få alle tilbake til kontoret igjen på heltid, er det viktig å være klar over at folks forventninger har endret seg, og at enkelte ansatte kan komme til å vurdere å slutte hvis brukeropplevelsen ikke lever opp til forventningene deres.
Vær oppmerksom på at godt implementerte løsninger for digital samhandling bidrar til høy medarbeidertilfredshet fordi de gjør det mulig å arbeide mer effektivt. Applikasjonene leveres i dag fra flere kilder og steder, men de bør bli enklere i bruk for de ansatte. En samhandlingsportal kan være løsningen på det.
Det å skulle endre hele arbeidets struktur er en omfattende prosess i enhver organisasjon, uansett hvor store ressurser man har tilgang på. Som med enhver større omlegging krever det innspill fra gode samarbeidspartnere.
Bedrifter som ønsker å skape fremtidssikker, behovstilpasset og fleksibel digital samhandling, bør tenke på at en ekstern samarbeidspartner for transformasjon og administrerte tjenester ikke bare kan peke på gode løsninger, men faktisk også ta seg av alt fra A til Å.
Vi i Basefarm kan hjelpe kunder som ser seg om etter nye arbeidsmetoder, med alt fra innledende faktainnhenting og persona-undersøkelser, via design til klargjøring og integrering av infrastruktur og apper. Alt med løpende veiledning og teknisk støtte.
Ser du etter en samarbeidspartner som kan implementere fremtidssikker og fleksibel digital samhandling tilpasset dine ansattes behov? Ta en kikk på tjenestene våre.
Se Forresters grafiske fremstilling som viser hvorfor ledende bedrifter prioriterer medarbeideropplevelsen: Digital samhandling gir kundeopplevelsen og bedriftens resultater et løft
Hvorfor brukeradopsjon er nøkkelen til å lykkes med digital samhandling 
