Nå som både maskinvare og programvare kommer som lisensbelagte tjenester, er det blitt enda viktigere å følge lisensreglenes ABC for å holde kostnadene i sjakk.
Lisensregler er det som er skrevet med liten skrift og som du mer eller mindre automatisert klikker aksept på når du tar i bruk ny programvare eller skytjenester.
Ofte handler det om flere titalls A4-sider i et fremmed språk og en form som er rettet mot andre land som for eksempel USA sin rettspraksis. Da blir ikke oppgaven med å gjøre seg kjent med reglene akkurat mer fristende.
I den moderne skyverden er du dessuten fri for fysisk infrastruktur. Når alt sammen – infrastruktur/maskinvare, lagring og programvareløsninger – blir handlet som lisensrettigheter, er et strukturert forhold til lisensiering enda viktigere enn før.
– På én måte blir alt enklere når du kun skal forvalte lisenser og ikke både lisenser og maskinvare, sier Software Asset Manager (SAM) Kenneth Jacobsen i Basefarm group.
Sky skaper imidlertid også nye problemstillinger.
– Du vil også oppleve ulikt regelverk hos skyleverandørene, måtte opprettholde drift i privat sky selv ved overgang til offentlig sky og møte programvareleverandører som favoriserer noen skyleverandører fremfor andre.
– Vi kan reglene, slår Jacobsen fast.
Han har jobbet med lisens i 12 år og har ansvaret for all programvare i Basefarm group og har dermed ansvar i Nederland, Tyskland, Østerrike, Sverige og Norge.
– Vi er også á jour på alle endringene som kommer i lisensbetingelser. Det gir oss godt grunnlag for å vurdere hva som lønner seg ved introduksjon av nye tjenester og programvare.
Reglene er det viktig å kjenne av flere årsaker.
For eksempel starter bare et fåtall virksomheter med helt blanke ark og kan utelukkende forholde seg til offentlige skytjenester.
De fleste har derimot røtter i en privat sky enten hos seg selv eller hos leverandører av virksomhets- og samfunnskritisk IT-drift som Basefarm. Det medfører også en portefølje av lisenser med tilhørende lisensregler.
Et godt råd er å bygge fortløpende oversikt over lisensporteføljen.
– Det gjelder å ikke kaste bort investeringer du allerede har gjort. Sjekk ut om eksisterende lisenser bare kan brukes i privat sky eller inkluderer hybridrettigheter, sier han.
– Hybridrettigheter kan innebærer mulighet for å flytte lisensen til skyen på en rimeligere måte enn å kjøpe nytt. Det kan med andre ord finne gull i lisensporteføljen du allerede har.
Noen kan derimot få seg en overraskelse hvis de har regnet med at deres eksisterende lisenser kan tas fra privat til offentlig sky. Har de tatt slike lisenser i bruk kan det svi i en lisensrevisjon.
Mange som retter blikket mot offentlig sky opplever at overgangen fra privat sky ikke er gjort over natten. I Jacobsens tid som lisensrådgiver og nå som SAM i Basefarm har han sett at mange er nødt til fortsatt å bruke gamle løsninger en tid.
– Av den eller andre årsaken må noen systemer forbli der de er. Det kan for eksempel ha med sikkerhet eller eldre nødvendige systemer å gjøre. Resultatet kan bli behov for lisenser både for private sky og offentlig sky, kanskje en fordobling av antall lisenser.
– Dette vil du ikke ønske å oppdage underveis, men ha oversikt over før du går i gang med offentlige skytjenester.
Jacobsen forteller at mulighetene Basefarm har for å bruke programvare i ulike skytjenester er noe av det han opplever som ekstra spennende ved jobben.
– Vi er ikke bundet verken til vår egen Basefarm Cloud eller én enkelt offentlig skyleverandør. Når kunder kommer med sine lisensporteføljer, kan vi derfor vurdere skyvalg på et fritt forretningsstrategisk og økonomisk grunnlag. Faktisk kan det hende at det blir mest lønnsomt å kjøre løsningen i Basefarm Cloud. Da anbefaler vi det.
Kenneth Jacobsen er opprinnelig utdannet innenfor digital animasjon. Denne bakgrunnen sammen med supporterfaring bragte ham inn i feltet softwarelisenser for store bedrifter. Jacobsen har bakgrunn fra Atea og Skill som begge er tunge innenfor Microsoft-løsninger. Gjennom årene har han jobbe med mange store private og offentlige virksomheter, inkludert store fusjonsprosesser hvor også IT-systemer med tilhørende lisenser skal samles. Han brenner for lisensområdet som forandrer seg hele tiden og medfører at han som ekspert fortløpende må fornye seg selv.
Hva er AWS?